Die meisten Selbstständigen fakturieren aus einer Tabelle, und eine Weile geht das gut. Dann verlangt eine Kundin eine Kopie von Rechnung 14, und es gibt zwei davon. Oder eine Treuhänderin fragt, warum die Nummern von 21 auf 23 springen. Die Tabelle hat nichts falsch gemacht — sie wusste nur nie, dass sie ein Register führt.
Nummerierung ist keine Dekoration
Eine Rechnungsnummer hat eine Aufgabe: eindeutig zu sein und auf die vorherige zu folgen. Eine Lücke wirft die Frage auf «was ist mit 22 passiert», eine Dublette eine schlimmere. Keines von beidem ist für sich eine Katastrophe; beide kosten Sie einen Nachmittag Erklärungen genau dann, wenn Sie am wenigsten Lust darauf haben.
Offerten und Rechnungen zählen getrennt, denn es sind verschiedene Dokumente mit verschiedenen Leben. Eine nie angenommene Offerte hinterlässt kein Loch in Ihren Rechnungen.
Eine falsche Rechnung wird nicht gelöscht
Hier führt eine Tabelle still in die Irre: den Fehler durch Bearbeiten der Datei zu korrigieren. In der Schweiz verlangt das Obligationenrecht (Art. 958f), dass ein ausgestelltes Dokument lesbar bleibt, wie es ausgestellt wurde. Die Korrektur ist eine Gutschrift — ein zweites Dokument, das das erste ganz oder teilweise aufhebt und beide sichtbar lässt.
Ausserhalb der Schweiz lautet der Wortlaut anders, das Prinzip selten: eine Buchung, die man still umschreiben kann, ist keine Buchung.
Die Schweizer QR-Rechnung
Seit Oktober 2022 werden die alten orangen und roten Einzahlungsscheine nicht mehr angenommen; die QR-Rechnung hat sie abgelöst. In der Praxis ist es ein Block auf der letzten Seite Ihrer Rechnung mit Ihrer IBAN, dem Betrag und einer Referenz. Ihre Kundin scannt ihn mit ihrer Banking-App, und alles füllt sich.
Was Sie davon haben, ist nicht Eleganz. Es ist, dass die Zahlung mit ihrer Referenz ankommt — Sie wissen also, welche Rechnung sie begleicht — und dass niemand eine IBAN von Hand abtippt.
Und wenn Sie nicht in der Schweiz sind
Die QR-Rechnung ist der einzige schweizspezifische Teil. Der Rest — Ihre Absenderangaben, fortlaufende Nummerierung, Korrektur per Gutschrift, MWST wo sie anfällt — ist überall gewöhnliche Buchhaltungsdisziplin. Ein Rechnungswerkzeug, das nur in einem Land funktioniert, ist kein Werkzeug, sondern ein Formular.
Genau das tut das Rechnungsmodul — ein Add-on zu 9 CHF pro Monat, das sich an dem Tag lohnt, an dem Sie noch aus einer Tabelle fakturieren. Haben Sie bereits eine Buchhaltungslösung, mit der Sie zufrieden sind, behalten Sie sie.
